Buchhaltung abschliessen

Eine Buchhaltung abzuschließen bedeutet relativ viel Arbeit. Mit der doppelten Buchhaltungssoftware von Download-Buchhaltung wird Ihnen der Abschluss einfacher gemacht. Allerdings gilt es beim Abschluss folgendes zu beachten (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

  • Empfehlung: Speichern Sie eine Kopie des Excel-Files mit der aktuellen Buchhaltung als Backup, bevor Sie mit den Abschlussarbeiten beginnen.
  • Zunächst sollen alle Bestände auf Bank-, Postbank- und Barkonten (Kasse) überprüft werden. Gibt es Differenzen zwischen dem effektiven Bestand und dem in der Bilanz aufgeführten Betrag desselben Kontos, müssen die Ursachen dafür gefunden und gebucht werden, bis die Bestände (Saldi) übereinstimmen. Dabei hilft das Register ‚Kontoauszug‘ in der doppelten Buchhaltung von Download-Buchhaltung.
  • Offene Posten:
    • Offene (zu begleichende), vorliegende Rechnungen sollen entweder vor dem Abschluss noch beglichen werden, unter Verbindlichkeiten (oder unter Rechnungsabgrenzung) eingebucht werden. Zahlt man sie in der nächsten Rechnungsperiode, muss in der neuen Periode eine Rückbuchung erfolgen.
    • Vom Verein gestellte Rechnungen sollen unter Forderungen eingebucht und nach Bezahlung in der neuen Periode zurückgebucht werden.
    • Auch bei kleinen Vereinen muss überprüft werden, ob alle zahlungspflichtigen Mitglieder ihren Verpflichtungen nachgekommen sind. Ausstehende Verpflichtungen müssen in Forderungen eingebucht werden.
  • Bestände anpassen (beispielsweise bei Vereinsausstattung, Vereinskleidung, Sportgeräten).
  • Rücklagen können angepasst werden.
  • Veränderungen Vereinskapital: Empfehlung: Verrechnen Sie Gewinn oder Verlust einer Rechnungsperiode erst anfangs der nächsten Rechnungsperiode. So können Sie an der Hauptversammlung den Gewinn oder Verlust präsentieren. Findet der Ausgleich über das Vereinsvermögen bereits vorher statt, sehen die Mitglieder Gewinn oder Verlust nicht oder verfälscht.
  • WICHTIG: Im Journal von Download-Buchhaltung muss in der obersten Zeile rechts ‚Status ok‘ erscheinen. Ist dies nicht der Fall, muss der Fehler/ müssen die Fehler gesucht werden kann die Buchhaltung nicht abgeschlossen.
  • Sobald oben erwähnte Schritte (und weitere vereinsspezifische) korrekt ausgeführt sind, kann der Buchprüfer gerufen werden.
  • Selbstverständlich besteht die Möglichkeit des Ausdruckens der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Auszüge.

Sobald alles stimmt, speichern Sie das Excel-File der Download-Buchhaltung und machen eine Kopie des aktuellsten Excel-Files. Auf der Kopie löschen Sie die Einträge in den gelben Zellen des Journals und starten (später) die neue Rechnungsperiode. Den Kontenplan lassen Sie bestehen.

Wenn Sie möchten, können Sie die Version mit den Einträgen der abgeschlossenen Rechnungsperiode verschlüsseln. Excel bietet dafür keine perfekte Lösung. Gehen Sie wie folgt vor:

  • Blattschutz aufheben: Im Register ‚Journal‘ Klick auf Registerkarte Knopf ‚Überprüfen‘, Schaltfläche ‚Blattschutz aufheben‘
  • Alle gelb markierten Zellen mit Einträgen markieren, anschließend Klick auf rechte Maustaste, Zellen formatieren wählen, Register 'Schutz', Häkchen auf 'gesperrt' setzen
  • Klick auf ‚Blatt schützen‘ in Register ‚Überprüfen‘ Passwort eingeben, welches nur eine Person wissen soll.